1、局机关收进和形成的文件、资料、图表，由档案室集中统一管理。档案员负责指导部门文书处理人员对文件、材料进行立卷归档。
2各职能部门设兼职档案员。负责收集、整理本部门的文件、资料、图表，定期归档。
3、机关各部门借阅档案资料可直接到档案室办理借阅手续，时间不得超过一周。若确实需要延长时间，必须重新办理借阅手续。所借档案一律不准横传，以免丢失。
4、系统内的上级或兄弟单位来机关查阅文件、资料，由办公室接待，并履行手续后方可查阅。
5、系统外人员来局机关查阅文件、资料时必须持单位介绍信，经主管局长批准方可查阅。若需要摘抄或复制的，必须经局长同意，并做好登记。
6、借阅人员必须遵守档案管理规定，不得污染、涂改、折叠、乱作标记。不准带易燃易爆物品进入档案室。非工作人员无事不得进入档案室。
7、保守秘密。查阅文件、资料人员，必须严格保守秘密。对档案文件、资料不该看的不看，不该问的不问，不该记的不记。已知道的秘密，不外传，不泄漏，做到守口如瓶。